Por la Resolución General N° 17/2022 (RESOG-2022-17-APN-IGJ#MJ, de aquí en más la Resolución) de la Inspección General de Justicia (en adelante la IGJ), publicada en el BORA (n° 35.074) el 23 del corriente mes, dispuso la declaración de irregularidad e ineficacia, a los efectos administrativos, de las actas de directorio trimestrales de las sociedades, en las cuales se deja mera constancia que la junta se realizó a los fines de cumplir con lo dispuesto por el artículo 267 de la Ley General de Sociedades (LGS).

En sus argumentos, la medida expone: “Que si bien el artículo 267 de la ley 19.550 dispone textualmente que “El directorio se reunirá, por lo menos, una vez cada tres (3) meses, salvo que el estatuto exigiere mayor número de reuniones…”, ello no significa – en modo alguno – que el deber del directorio de transcribir, en el acta correspondiente, las deliberaciones y decisiones adoptadas por dicho órgano en los términos requeridos por los artículos 73 y 249 de la ley 19.550 – esta última norma aplicable por analogía a las actas del órgano de administración social –, pueda ser reemplazado por la sola mención del artículo 267 y con ello tener por cumplida la obligación prevista por esta norma, lo cual resulta inadmisible, por los siguientes fundamentos:

a) La confección de las actas de los órganos colegiados de las sociedades, entre ellas el directorio de la sociedad anónima, tienen por finalidad permitir la conformación de un archivo histórico sobre los antecedentes de la misma, a través del contenido de las decisiones sociales adoptadas a lo largo del tiempo. Se ha dicho al respecto que “El objeto y al mismo tiempo el fin de las actas de los cuerpos colegiados es el de conservar, perpetuar y hacer conocer en el futuro las resoluciones de esos cuerpos pluripersonales; las deliberaciones que precedieron al acuerdo, presupuesto necesario para la validez y eficacia de las resoluciones, los fundamentos de esos actos, y por último, el acuerdo, es decir, la coincidencia de las voluntades individuales necesarias para lograr la mayoría que legitime el acto del órgano, pues con la mayoría de esas voluntades individuales se forma y a su vez se expresa la voluntad de la entidad, es decir, de la persona jurídica o sociedad anónima” ( Soler Aleu, Amadeo, “Las actas del directorio de las sociedades anónimas”, págs. 13/4, Astrea, Bs. As., 1976; ídem Resolución Particular IGJ nº 63/2022, Febrero 1º de 2022, en el expediente “Socma Americana Sociedad Anónima”; ídem Resolución Particular IGJ nº 503/2022, Mayo 5 de 2022, en el expediente “Grupo Hidden Lake Sociedad Anónima”; ídem, CNCom, Sala C, Febrero 13 de 1980 en autos “Serviacero SA”; ídem, CNCom, Sala B, Mayo 22 de 1996 en autos “Crovara Bas SA contra Siciliano Gregorio y otros sobre sumarísimo”, etc. ).

b) De allí que, los denominados “Libros de Actas”, sean verdaderos libros de comercio que se agregan a los que genéricamente se han prescripto por la ley para todos los comerciantes; y, si bien estos libros no tienen una estricta función contable, las reglas que conciernen a los libros propiamente contables les resultan aplicables en cuanto sean compatibles, habida cuenta que concurren a una clarificación de la situación económica y financiera de la sociedad de que se trate. De ello se deriva que los libros, en los cuales conforme al artículo 73 de la ley 19.550, deben extenderse las actas de los órganos colegiados, requieren ser llevados con las formalidades de los libros de comercio, por lo que no pueden escribirse fuera de los márgenes o dejando blancos, con raspaduras o testadas sin salvar debidamente antes de las firmas. ( CNCom, Sala B, Mayo 22 de 1996, del voto del Dr. Enrique M. Butty, en autos “Crovara Gas SA contra Siciliano Gregorio y otros sobre sumarísimo” ).

c) Por otro lado - y sin perjuicio de la posibilidad de reconstruir la actividad social desde sus mismos orígenes -, la exigencia de la confección del acta en debida forma reposa fundamentalmente en diversas razones: 1) Su asiento en un libro especial es el medio por el que se tiende a evitar sustituciones; 2) La constancia del acta en el libro resulta necesaria para el ejercicio de determinados derechos, y, especialmente, el derecho de impugnar las asambleas ( art. 251 de la ley 19.550 ); y, 3) Constituye el acta un medio de prueba, pues documenta los hechos registrados en el acto colegiado, pero no los crea”.

Por lo tanto, la Resolución de la IGJ no admite que en las actas no se detallen las operaciones o actuaciones que fueron consideradas en dicha reunión, las manifestaciones realizadas en la deliberación, la forma de votar y sus resultados, así como la omisión en la expresión completa de todos los temas tratados y las decisiones adoptadas.

Es de memorar que el artículo 267 de la Ley 19.550 dispone que: “El Directorio se reunirá, por lo menos, una vez cada 3 meses, salvo que el estatuto exija un número mayor de reuniones, sin perjuicio de las que pudieran celebrar por pedido de cualquier director…”.

La IGJ destaca que si solo se dejara constancia de que se reunieron para cumplir con la norma, el artículo 267 de la LGS carecería de todo sentido, pues se perdería la finalidad histórica del Libro de Actas, su función probatoria y el cumplimiento de las formalidades sustanciales y formales en la adopción de los acuerdos del directorio, con las responsabilidades emergentes que implica la emisión del voto por parte de quienes integran el órgano de administración.

La confección de las actas tiene por finalidad permitir la conformación de un archivo histórico sobre los antecedentes de la misma, a través del contenido de las decisiones sociales adoptadas a lo largo del tiempo.

Los libros, en los que conforme al artículo 73 de la ley 19.550, deben extenderse las actas de los órganos colegiados, requieren ser llevados con las formalidades de los libros de comercio, por lo que no pueden escribirse fuera de los márgenes o dejando blancos, con raspaduras o testadas sin salvar debidamente antes de las firmas.

La exigencia de la confección del acta en debida forma radica, fundamentalmente, en: a) Su asiento en un libro especial es el medio por el que se tiende a evitar sustituciones; b) La constancia del acta en el libro resulta necesaria para el ejercicio de determinados derechos, y, especialmente, el derecho de impugnar las asambleas (art. 251 de la ley 19.550); y, c) Constituye el acta un medio de prueba, pues documenta los hechos registrados en el acto colegiado, pero no los crea.

“En conclusión, - dice la normativa recientemente publicada - la redacción del acta sin detalle de lo específicamente tratado, ni de lo deliberado, y, eventualmente, sin que conste lo votado por los directores presentes, esto es un acta elaborada con la mera referencia al artículo 267 de la ley 19.550, carece de todo valor legal, porque el fin de la reunión trimestral del directorio a que alude dicha norma es precisamente dar cuenta concreta de dichas actuaciones, que – por obviedad – no es lo mismo que afirmar, como es corriente y dejando sólo “formal constancia” en el libro correspondiente, que “los integrantes del órgano de administración de la sociedad se han reunido porque así lo exige el artículo 267 de la ley 19.550”, lo cual configura un contrasentido y un mero formulismo vacuo – por falto de contenido - que traiciona la voluntad del legislador societario y conspira contra el deber de información, de garantía y contra la prevención del daño que se debe a los terceros, entre los cuales se encuentran los potenciales o efectivos consumidores y usuarios vinculados y/o a vincularse con la sociedad de que se trate ( arg. art. 42, Constitución Nacional; art. 37, ley 24.240 y 242, 743 1710 a 1713 y ccdtes., Código Civil y Comercial de la Nación ), siendo además el debido detalle del acta de marras un parámetro relevante para poder efectuar la valoración de la conducta de los directores presentes y votantes en la reunión del órgano de administración societario que integran ( arg. art. 1725, Código Civil y Comercial de la Nación )”.