El Reglamento Interno, tiene precisamente por finalidad establecer por escrito y de antemano, esos lineamientos generales para las relaciones entre la empresa y su personal, sin perjuicio por supuesto, del cumplimiento de las normas de origen legal, reglamentos, convenios colectivos y decretos vigentes en materia laboral.

A través de un reglamento interno, las empresas emiten un “compilado de normas internas de funcionamiento” con sus propias pautas de administración, con aquellos elementos que no se encuentran en ocasiones regulados por la ley, y/o necesitan una definición práctica.

En nuestro país, no es preceptivo contar con un Reglamento Interno, a diferencia del derecho comparado. Sin embargo, la experiencia muestra que cada vez se torna más necesaria la existencia de un sistema de relaciones laborales formal y organizado, haciéndose ineludible el uso del Reglamento Interno (incluyendo en él todas aquellas disposiciones que regirán de carácter general y obligatorio).

En este sentido, es recomendable que las empresas que no han implementado aún un Reglamento Interno, o lo tienen y sin embargo el mismo se encuentra desactualizado o “no adecuado” a los tiempos que corren, soliciten el correspondiente asesoramiento a efectos de implementarlo y beneficiarse con las ventajas que en el presente artículo se analizan.

En efecto, esta herramienta es de suma utilidad a la hora de evitar y resolver conflictos. El reglamento, puede contemplar aquellos aspectos que, por no estar previstos en nuestra legislación laboral, han quedado al libre albedrío de las partes y necesitan una definición práctica. Por ejemplo, aspectos relativos a la administración del personal, normas de convivencia y de uso de bienes de la empresa. Asimismo, se especificarán en general las obligaciones y prohibiciones de los trabajadores, régimen de sanciones disciplinarias, y un capítulo relativo a las obligaciones de la empresa para con el personal en general, sin perjuicio de las pactadas para con cada uno de los trabajadores en particular (política de adelantos –si la hay).

¿Puede ser creado unilateralmente por la empresa, o debe necesariamente ser acordado con los trabajadores?

El Reglamento Interno puede ser producto de la negociación colectiva, adquiriendo la misma naturaleza jurídica de un convenio colectivo bipartito; o por el contrario, puede emanar unilateralmente de la empresa. Esto es posible como manifestación del “poder de dirección” y “potestad disciplinaria”.

En efecto, siendo innegables las facultades del empleador de impartir las instrucciones que deben seguir los trabajadores, ordenar la forma en que la actividad se realice, controlar la ejecución de esas directrices y establecer los términos en que se desarrollará en general el vínculo; así como en virtud de la potestad de sancionar, la empresa puede por su propia cuenta elaborar el Reglamento Interno y establecer allí sus políticas, valores de la organización y pautas de conducta.

El Reglamento Interno deberá entonces, ser redactado profesionalmente por los asesores de la empresa, y posteriormente puesto en conocimiento de los trabajadores.

¿El reglamento tiene valor absoluto?

Ya sea que surja como producto de la negociación o sea unilateralmente creado por la empresa, el Reglamento interno no tendrá un valor absoluto e incuestionable. En efecto, siempre que existan dudas sobre su legalidad o alguna de sus disposiciones contradiga la norma laboral, el mismo podrá ser “revisable” a nivel judicial (incluso en los casos en que cuenta con “la aprobación” de la organización sindical).

No obstante, la práctica demuestra que más allá de ello, su sola existencia es fundamental para la prevención de una infinidad de problemas

¿Cuál debe ser su contenido?

El Reglamento, debe ser ordenado y comprender diferentes capítulos de modo de abarcar todos los aspectos mencionados agrupándolos por temática.

En primer término, es necesario la determinación del ámbito de aplicación o personal abarcado. Por ejemplo, si comprende a toda persona que participe del funcionamiento de la empresa, en cualquier etapa del proceso productivo y/o de servicios, mediante el desempeño de una tarea remunerada en dependencia directa (empleados titulares y permanentes, suplentes, zafrales, a prueba, personal operativo y de administración). En este mismo aspecto, conviene también establecer todo lo relativo a la administración de los RR.HH. de la empresa: admisión, períodos de prueba, régimen y lugar de prestación de tareas (presencial, teletrabajo o “hibrido”), documentación requerida (carne de salud, libreta de conducir, etc. según el rubro en que gira la empresa), obligación de constituir domicilio y mantenerlo actualizado, etc.

En segundo lugar, se deben especificar con claridad las obligaciones y prohibiciones de los trabajadores, que servirán de referencia y marco de conducta de los empleados. Por supuesto que estas disposiciones deberán ser redactadas “a medida” según las necesidades de cada organización y teniendo en cuenta el mayor o menor nivel de flexibilidad que pueda existir dependiendo de la actividad que se desarrolle. Por ejemplo, si corresponde pautar la obligatoriedad del uso de uniformes, elementos de protección personal (seguridad), aquellos aspectos relativos al horario, las marcas de reloj, manejo de datos sensibles y confidencialidad, regulación del teletrabajo, prohibición de uso de celulares, aparatos reproductores de música, de ingesta de alimentos y bebidas en horario de trabajo, normas sobre uso de vehículos, herramientas o viviendas de la empresa, imposibilidad de realizar horas extras sin previa autorización de la empresa, obligación de dar aviso de las inasistencias, presentación de los certificados de enfermedad y todo lo relativo a las normas de higiene.

Otro “capitulo”, seguramente el más importante por las dificultades que esto presenta en la práctica diaria, es el que contiene las sanciones. Una alternativa consiste en que el régimen disciplinario esté determinado a priori en el mismo reglamento, especificando con exactitud la graduación de las faltas, de modo que por ejemplo “a la primera inasistencia sin aviso ni justificación corresponde una amonestación escrita, a la segunda un día de suspensión” y así sucesivamente. En estos casos, podría adicionalmente establecerse un período de consideración para esas conductas, por ejemplo de un año, luego del cual se eliminan los “antecedentes” y se vuelve a computar desde cero. Una segunda opción, - la que aconsejamos -, consiste en determinar o señalar el rango de gravedad de las faltas, clasificándolas en leves o graves, y enumerar ejemplos a título enunciativo, reservándose el derecho de tipificar otras no contempladas (dejando constancia de que la lista no es taxativa).

Encontramos fundamental que la empresa no quede rehén del texto, incluso viéndose en ocasiones forzados a imponer sanciones más duras que las deseadas, en virtud de la propia “rigidez”. Conviene entonces establecer que la escala de sanciones es en orden progresivo, acumulativo y de acuerdo con la gravedad de la falta concreta (desde observación verbal, amonestación escrita, suspensión, hasta el despido por notoria mala conducta). No es aconsejable prever que luego de determinado plazo el legajo se “limpie” de sanciones. En la práctica esto no hace más que fomentar malos hábitos y se vuelve injusto respecto de los trabajadores buenos cumplidores de sus obligaciones, quienes tras varios años de trabajo no cuentan siquiera con una sola sanción.

Finalmente, es preciso que el Reglamento contenga un capítulo relativo a las obligaciones de la empresa para con el personal en general y sin perjuicio de las pactadas para con cada uno de los trabajadores en su contrato de trabajo. Por citar algunos ejemplos, se podrían incluir los días y modalidades de pago de salarios, obligación de respeto y buen trato, de proporcionar los elementos necesarios para la actividad (herramientas necesarias para el trabajo, elementos de protección), entrega de uniformes, determinación de los espacios para el descanso, cumplimiento del derecho de “desconexión”,  respeto de los derechos de los trabajadores, goce de licencia reglamentaria, y aspectos relativos al compromiso de la organización en la prevención de conductas de acoso, así como cualquier otro comportamiento ofensivo de la dignidad e integridad en el ámbito laboral, mecanismos de protección y procedimientos internos para su solución, y en la promoción de la equidad de género y respeto de los principios de no discriminación, etc.

Con relación a esto último, siendo una temática que cobra cada vez más trascendencia en el Uruguay, resulta fundamental recodar que sugerimos la adopción temprana de medidas preventivas, como la implementación de un Protocolo de Actuación que ponga en claro que se prohíbe, repudia y sancionará severamente toda manifestación de discriminación, violencia, acoso laboral o sexual en el ámbito de trabajo, y que dichas conductas son pasibles de sanciones disciplinarias (pudiendo incluso resolverse la desvinculación por notoria mala conducta del responsable).

Consideraciones finales

En virtud de lo expuesto, se destaca la importancia del Reglamento Interno como una herramienta fundamental, para que el trabajador conozca claramente las cuestiones básicas que hacen al orden y disciplina requerida en la empresa, a efectos de evitar posibles malentendidos.

Para una buena administración del Capital Humano en cualquier empresa, sin importar su tamaño y cantidad de personal, es elemental que este conjunto de normas se redacte profesionalmente y respetando las disposiciones laborales, de forma tal que constituya la política básica de funcionamiento interno sirviendo de marco para la resolución de un gran abanico de situaciones que se presentan.