1. INTRODUCCIÓN

La inspección del trabajo es una de las principales funciones del Ministerio de Trabajo para verificar que el empleador cumpla los derechos sociolaborales y las medidas de seguridad y salud en el trabajo para la prevención de los riesgos ocupacionales de su personal.

Como asesor legal en derecho laboral de empresas de diversos rubros que operan en el país, pude identificar que la inspección del trabajo es uno de los temas que genera mayor preocupación e inquietud en los empleadores.

Esto responde al desconocimiento que suele existir respecto al manejo y tratamiento de la inspección del trabajo y que esta situación incrementa la posibilidad de contingencias legales para las empresas por posibles multas por infracción a ley social que se podrían generar por las inspecciones laborales y técnicas.

En este sentido, la presente columna de opinión permitirá: i) explicar con carácter general la inspección del trabajo; ii) identificar los errores comunes que se presentan al afrontar una inspección laboral y/o técnica; y iii) sugerir algunos lineamientos que permitan atender de mejor manera estas inspecciones.

2. ASPECTOS GENERALES SOBRE INSPECCIÓN DE TRABAJO

En un sentido amplio, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) define a la inspección del trabajo como la función pública de la administración del trabajo que vela por el cumplimiento de la legislación laboral en el centro de trabajo, que tiene la finalidad de convencer a los interlocutores sociales de la necesidad de cumplir con la ley en el centro de trabajo y de su interés mutuo de que así sea, a través de medidas preventivas, educativas y, donde resulte necesario, coercitivas[1].

La inspección del trabajo se encuentra a cargo del Ministerio de Trabajo, entidad  que cuenta con un cuerpo de inspectores distribuidos en las diferentes Jefaturas Departamentales y Regionales de Trabajo a nivel nacional, quienes desarrollan 2 tipos de inspecciones generales: i) la inspección laboral; y ii) la inspección técnica.

a) Inspección laboral.- Tiene la finalidad de verificar el cumplimiento de la legislación laboral relativa a los derechos laborales y de seguridad social en general, a través de la revisión de documentación que acredite el cumplimiento de estos derechos. Asimismo, la inspección laboral puede verificar aspectos relacionados a los derechos fundamentales de trabajo[2].

Esta inspección, regularmente, se sujeta al siguiente procedimiento:

• El Inspector de Trabajo delegado a través de memorándum oficial, se constituye a instalaciones de la empresa a objeto de realizar la inspección laboral.
• Una vez constituido en la empresa, el Inspector de Trabajo: i) se entrevistará con algún personero de la empresa para realizar preguntas sobre las condiciones generales de trabajo; ii) entregará una citación en la que detallará una serie de documentos y otorgará un plazo para su presentación en la Jefatura de Trabajo[3]; y iii) podrá entrevistarse con los trabajadores para obtener información adicional que estime pertinente.
• Una vez presentada la documentación, el Inspector de Trabajo revisará esta y elevará el informe de inspección laboral:

- Con sugerencia de multa, en caso de que se verifique el incumplimiento de derechos u obligaciones sociolaborales de parte de la empresa[4].

- Sin sugerencia de multa, en caso de que el Inspector de Trabajo verifique que la empresa cumple con las obligaciones sociolaborales, se archiva el expediente y se concluye con la inspección laboral sin ningún tipo de sanción.

• Para el cobro de la multa la Jefatura de Trabajo debe iniciar un proceso judicial por infracción a ley social, instancia en la que: i) la empresa puede presentar los descargos correspondientes para desvirtuar la multa; y ii) el Juez de Trabajo será quien defina en base a los antecedentes y descargos presentados por la empresa, si la multa tiene mérito o no[5].

b) Inspección técnica.- Tienen la finalidad de verificar la implementación de medidas de prevención de accidentes y enfermedades profesionales para: i) garantizar que los trabajadores desarrollen sus funciones en condiciones adecuadas de seguridad y salud en el trabajo; ii) lograr un ambiente de trabajo desprovisto de riesgo para la salud psicofísica de los trabajadores; y iii) proteger a las personas y el medio ambiente en general, contra los riesgos que directa o indirectamente afectan a la salud, la seguridad y el equilibrio ecológico.

Esta inspección, regularmente, se sujeta al siguiente procedimiento:

• El Inspector de Trabajo delegado a través de memorándum oficial, se constituye a instalaciones de la empresa a objeto de realizar la inspección técnica “in situ”.
• Una vez constituido en la empresa, el Inspector de Trabajo: i) se reunirá con algún personero de la empresa para organizar la visita a las instalaciones; ii) solicitará la participación de un delegado de la empresa, de un trabajador, de los representantes del Comité Mixto y/o del Coordinador de Higiene, Seguridad Ocupacional y Bienestar para conformar una comisión que participará de la inspección técnica;  iii) se entrevistará con las personas que formarán parte de la comisión para realizar consultas generales; y iv) podrá solicitar a la empresa documentación que estime pertinente para acreditar el cumplimiento de medidas de seguridad y salud en el trabajo.
• Realizada la reunión preliminar, el Inspector de Trabajo en compañía de la comisión, visitará cada una de las áreas de la empresa a objeto de verificar las condiciones de trabajo y el cumplimiento en la implementación de las medidas de seguridad ocupacional.
• El Inspector de Trabajo procede a la revisión y análisis de la información presentada por la empresa y eleva informe de inspección técnica en el que: i) detalla las observaciones identificadas en la inspección; ii) realiza sugerencias y recomendaciones para que sean implementadas por la empresa; y iii) otorga un plazo para la implementación de las recomendaciones.
• Se notifica a la empresa con el informe de inspección técnica y desde el momento de notificación empieza a computarse el plazo para la implementación de las recomendaciones.
• Cumplido el plazo otorgado por el Inspector de Trabajo, se realiza la reinspección técnica con el objeto de verificar el cumplimiento de las recomendaciones realizadas en el informe de inspección.
• El Inspector de Trabajo elabora el informe de reinspección técnica:

- Con sugerencia de multa, en caso de que se verifique el incumplimiento de las recomendaciones y de la implementación de medidas de seguridad y salud en el trabajo[6].

- Sin sugerencia de multa, en caso de que el Inspector de Trabajo verifique que la empresa cumplió con las recomendaciones y con la implementación de medidas de seguridad y salud en el trabajo, se archiva el expediente y se concluye con la inspección sin ningún tipo de sanción.

• El cobro de la multa debe ser realizado a través de un proceso judicial por infracción a ley social, instancia en la que: i) la empresa puede presentar los descargos correspondientes para impugnar la multa; y ii) el Juez de Trabajo será quien defina en base a los antecedentes y descargos presentados por la empresa, si la multa tiene mérito o no.

3. ERRORES COMUNES AL MOMENTO DE ATENDER LA INSPECCIÓN DE TRABAJO

La inspección de trabajo es una función que se la realiza de forma sorpresiva y sin aviso previo al empleador; y si bien se encuentra regulada en normas nacionales e internacionales de trabajo[7], los procedimientos de inspección desarrollados en la presente columna de opinión no se encuentran regulados y son aplicados por usos y costumbres.

Ante este escenario, es probable que durante las inspecciones de trabajo (laborales y/o técnicas) se cometan una serie de errores que podrían dar lugar a que no se proporcione información correcta al Inspector de Trabajo o que no se maneje de forma adecuada el proceso de inspección, lo que incrementaría el riesgo de una multa por infracción a ley social.

Entre los errores más comunes, se pueden citar:

a) Delegar a una persona para que represente a la empresa en la inspección de trabajo, que no tenga conocimiento del negocio y que no maneje toda la información relativa al cumplimiento de los derechos y obligaciones sociolaborales y de seguridad y salud en el trabajo.

b) Delegar a una persona para que represente a la empresa en la inspección de trabajo que desconozca los procesos de inspección laboral y/o técnica.

c) Proporcionar información errónea al Inspector de Trabajo respecto a las preguntas realizadas sobre las condiciones generales de trabajo y otras similares.

d) Atender el proceso de inspección de trabajo sin el acompañamiento y asesoramiento de profesionales expertos en derecho laboral o en seguridad y salud en el trabajo.

e) No hacer seguimiento al proceso de inspección hasta su conclusión, lo que podría dar lugar a que la empresa: i) no tenga conocimiento de una posible multa por infracción a ley social; y ii) no pueda definir una estrategia legal para encarar esta sanción.

f) Incumplir con los plazos para la presentación de documentos y/o con las recomendaciones realizadas por el Inspector de Trabajo (inspección técnica).

 4. LINEAMIENTOS PARA AFRONTAR LA INSPECCIÓN DE TRABAJO

Con el objeto de afrontar de forma adecuada la inspección del trabajo, a continuación, les comparto algunos lineamientos:

a) Capacitar de forma continua al personal de recursos humanos de la empresa sobre: i) procesos de inspección laboral y técnica; ii) condiciones generales de trabajo y derechos sociolaborales del personal; iii) medidas de seguridad y salud en el trabajo adoptadas en la empresa; iv) el negocio, servicios y/o  procesos de producción de la empresa; y v) otros similares.

b) Contar con varias personas capacitadas para afrontar la inspección de trabajo, lo que permitirá que, en caso de una inspección sorpresa, siempre se encuentre presente alguien preparado para atender la inspección.

c) Preparar políticas y protocolos para el manejo de las inspecciones laborales y técnicas, lo que permitirá a los delegados de la empresa contar con una guía práctica sobre el manejo de la inspección de trabajo desde su inició hasta su finalización.

d) Capacitar al personal de recursos humanos de la empresa sobre las políticas o protocolos para el manejo de la inspección de trabajo.

e) Tener mecanismos de coordinación y atención inmediata con asesores expertos en derecho laboral y en seguridad y salud en el trabajo.

f) Preparar de forma adecuada los memoriales o notas de respuesta a las solicitudes de documentación que realice el Inspector de Trabajo, lo que permitirá:

• Explicar y desarrollar correctamente la documentación que está siendo presentada al Inspector de Trabajo.
• En caso de que no corresponda la presentación de algunos de los documentos solicitados, explicar y argumentar legalmente los motivos por los que no procede la presentación.
• Aclarar cualquier aspecto que no haya sido explicado de forma adecuada durante el desarrollo de la inspección en las instalaciones de la empresa.

g) En caso de que se confirme la existencia de una multa, definir si esta tiene mérito o no con el objeto de preparar una estrategia para afrontar este tema según corresponda.