Si hay algo que acompaña a un abogado durante toda su vida profesional, son los documentos. Y si hay un sueño que acompaña a todo abogado y sólo en contadas ocasiones se hace realidad, es tener un buen sistema de gestión documental. 

Hasta hace sólo unos años, los documentos sólo existían en versión papel. Tenerlos ordenados era cuestión de organización y acceder a ellos con facilidad, cuestión de espacio. Sin embargo, la tecnología ha traído consigo el "milagro de los panes y los peces" y hoy, el abogado se ve obligado a gestionar una incontable variedad de documentos en soportes y formatos de todo tipo, almacenados en dispositivos de toda clase: ordenadores corporativos y privados, móviles, tabletas, en servidores en red, en memorias USB... y hasta en "la nube".

Como señala Isabel Casas, autora de Gestión Documental para Abogados (editada hace sólo unas semanas por Tirant Lo Blanch), "cuente o no con ayuda experta, el abogado es quien ha de tomar las decisiones sobre la gestión documental (GD) de su bufete. Todos los abogados en ejercicio, de uno u otro modo, hacen gestión documental. Crean y utilizan documentos de manera intensiva, y los custodian con celo. Y es que para los abogados la correcta gestión de los documentos no sólo supone eficacia en la atención al cliente, sino que es parte del cumplimiento legal y ético que exige la profesión".

Casas desgrana en su obra las claves de un buen sistema de gestión documental. En su opinión, a través de un buen sistema de gestión documental es posible lograr eficiencia; seguridad; satisfacción del cliente y además, cumplir con las exigencias legales y deontológicas y en suma gestionar de forma correcta el riesgo. Además, afirma que la gestión eficaz de la documentación se basa en los procesos y plataformas tecnológicas, en las personas y su rol y decisiones respecto a este tema, así como en la cultura empresarial.

El factor humano es clave en la gestión documental y determinará en gran medida el tipo de gestión que se lleve a cabo. Por una parte son importantes las decisiones que la dirección adopte en relación con aspectos como: el tipo de acceso que tendrá el cliente a la documentación; el papel que tendrán los diferentes miembros del equipo (abogados, secretarias, socios y otros miembros del despacho) o la decisión de contratar o no personal con dedicación exclusiva a la gestión documental. Por otra, lo es también la cultura corporativa que dará o no relevancia a la gestión documental y determinará en gran medida el éxito o el fracaso de las políticas que se implanten.  

Los procesos e instrumentos de gestión (de los archivos físico y digital, del correo electrónico y de los archivos mixtos) son también pilares básicos de la gestión documental. Al respecto será necesario 1) Decidir si se desea disponer de un archivo centralizado o descentralizado; 2) Fijar los sistemas de clasificación de expedientes y archivos del cliente (qué se guarda y cómo se guarda); 3) Establecer calendarios de conservación; 4) Fijar la política de control de accesos, confidencialidad, de custodia y destrucción de documentos, 4) Determinar el sistema de integración con otros sistemas de información y 5) Seleccionar la tecnología más adecuada: hardware y software para realizar todo lo anterior.

Y en relación con este último apartado, son muchos los que creen que comprando un buen software se arreglarán todos sus males, como si los documentos fueran capaces de clasificarse solos o como si todas las organizaciones tuvieran un sistema de orden estándar. Para Casas, "uno de los errores más comunes es el de confundir la gestión documental con la tecnología que la soporta y recurrir a una herramienta tecnológica con la esperanza de que sea en sí misma la solución a las ineficiencias o, mejor aún, el motor del cambio". En su opinión, "la tecnología automatiza procesos, nos ayuda a que sean más eficientes y ágiles. Pero el diseño de los mismos es tarea humana y, si los procesos tienen que ver con la práctica jurídica, es tarea de abogados". 

Implantar un sistema de gestión documental consiste, básicamente, en establecer unas buenas prácticas en el despacho que pasan, entre otras cosas, por:

1. Definir una política de gestión documental.

2. Determinar quiénes son los responsables y establecer el papel tiene cada miembro del despacho.

3. Crear los instrumentos básicos: estructura de los archivos, calendarios de conservación, inventarios, política de accesos, etc.

4. Establecer procedimientos para el manejo de los documentos.Y formar y disciplinar (motivar) al personal para que los respete.

Y por aplicar todo ello con diligencia y constancia, y de manera sostenida en el tiempo.

Por desgracia, los instrumentos de gestión documental (archivos, calendarios de conservación, sistemas de clasificación, políticas...) resultan todavía muy ajenos a los abogados, que siguen prefiriendo considerarlos territorio de otros profesionales: documentalistas, archiveros, bibliotecarios e informáticos. La realidad demuestra sin embargo, que sólo los despachos de cierto tamaño pueden permitirse el lujo de contratar a estos profesionales y que por tanto, la asignatura de la gestión documental debe formar parte del CV profesional de cualquier abogado que ambicione tener un despacho de nivel, capaz de ofrecer a sus clientes un servicio de calidad (con acceso sencillo a los repositorios de sus asuntos), eficiente (permitiendo la rápida y fácil localización de la documentación a sus profesionales), seguro y fiable (respetando todas las obligaciones deontológicas y legales que impone el sistema). 

Para aquellos que teman suspender la asignatura porque no dispongan de los conocimientos necesarios, ya lo saben: a leer la obra de Casas estas vacaciones y a pedirle a los reyes magos (o mejor aún, a sí mismos como propósito del año que comienza): un buen sistema de gestión documental para su despacho en 2014.

Por María Jesús González Espejo
Fuente: Blog Innovanza - Expansión.com