¿Qué son las Legal Design Ops u Operaciones de Diseño Legal?

Las operaciones de diseño legal -o comúnmente conocidas como Legal Design Ops- consisten en crear flujos de trabajo eficientes dentro de una empresa, aplicando técnicas de pensamiento de diseño a las operaciones empresariales.

Integrar las operaciones legales con el diseño legal -Legal Design- no es sólo una mejora, es una transformación porque se funciona la gestión eficiente de los procesos con el diseño centrado en el usuario, lo que capacita a los equipos legales in-house no solo para mejorar sus flujos de trabajo, sino también para conectar de forma más significativa con sus clientes, garantizando que cada solución sea tan humana como innovadora.

Juntas, hacen que el trabajo legal no solo sea más rápido, sino también más inteligente y empático.

Importancia de las operaciones de diseño legal en la práctica jurídica contemporánea

El Legal Design es un aspecto crucial de la práctica jurídica moderna que aplica el pensamiento de diseño y los principios centrados en el ser humano (usuario) para mejorar los sistemas, documentos y servicios jurídicos.

Su objetivo es hacer que el Derecho sea más accesible, atractivo y fácil de usar tanto para los profesionales del Derecho como para el público destinatario de esos servicios legales.

Entre las principales ventajas del Legal Design figuran:

• Mejora de la resolución de problemas centrándose en las necesidades y experiencias de los destinatarios/usuarios.
• Mayor facilidad de uso, utilidad y compromiso de los servicios jurídicos.
• Mejor comprensión de las normas y sistemas jurídicos para personas legas.
• Navegación más eficaz y estratégica por el sistema jurídico.
• Mayor colaboración entre abogados y diseñadores para crear servicios jurídicos fáciles de usar.

El Legal Design, además, opera en varios niveles, como:

• Diseño visual de documentos jurídicos como contratos para reducir la jerga, destacar la información esencial y hacerlos más atractivos.
• Co-diseño de soluciones jurídicas innovadoras en respuesta a factores externos como cambios normativos.
• Apoyo al diseño y la facilitación de proyectos de innovación impulsados por los clientes.
• Rediseño de procesos y documentos jurídicos para impulsar la eficiencia mediante la simplificación.

En resumen, el Legal Design es un enfoque potente que está transformando al sector legal al dar prioridad a las personas y utilizar la creatividad para mejorar los servicios jurídicos y sus resultados. A medida que el sector legal siga evolucionando, dominar el Legal Design será crucial para que abogadas y abogados preparen sus carreras para el futuro y aporten más valor a sus clientes.

Desde este punto de vista, debemos tener es cuenta que en los equipos legales in-house se opera y trabaja con dos tipos de clientes:

-los clientes internos, que son el resto de los equipos y personas que trabajan en otras áreas dentro de la organización;

-los clientes externos, que son aquellos clientes de la organización en sí, que no forman parte de ella, quienes harán uso en mayor o menor medida de ese servicio jurídico.

Tener presente esta diferencia es clave por cuanto las necesidades y desafíos de trabajar con uno u otro tipo de cliente son diferentes, y los aspectos a mejor a través de Legal Design Ops, también.

¿Por qué incorporar, entonces, Legal Design Ops en mi departamento legal?

Las Legal Design Ops tienen el objetivo de que las prácticas del departamento legal estén más centradas en el cliente-persona al que están destinadas, para que los servicios que presta le resulten más accesibles y eficaces, como consecuencia de la aplicación de los principios del pensamiento de diseño -Design Thinking-

Las principales ventajas de su implementación incluyen:

• Mejorar el acceso al servicio jurídico: al hacer que la información y los procesos legales sean más fáciles y comprensibles, el Legal Design contribuye a que éstos sean más accesibles para el usuario destinatario.
• Mejorar la eficiencia: la aplicación del pensamiento de diseño a los flujos de trabajo y herramientas jurídicas puede agilizar las operaciones, reducir los errores y ahorrar tiempo y recursos, eficiencia que puede incrementarse con un uso responsable de soluciones Legal tech adecuadas.
• Fomentar la innovación: el diseño legal anima a los profesionales del derecho a pensar de forma innovadora y experimentar con nuevas formas de prestar sus servicios.
• Aumentar la satisfacción del cliente: al centrarse en las necesidades y puntos de dolor de los clientes -internos y externos- el Legal Design puede dar lugar a experiencias más satisfactorias y mejores resultados.

En resumen, el estudio e implementación de las Legal Design Ops está motivado por el deseo y la necesidad de hacer que el Derecho funcione mejor tanto para los profesionales del Derecho como para las personas a las que sirven.

Limitaciones del Legal Design y, por consiguiente, de las operaciones de diseño legal

Aunque el diseño legal ofrece muchas ventajas a la hora de hacer al Derecho más fácil de usar y accesible, hay que tener en cuenta algunas limitaciones:

• Resistencia al cambio: el sector jurídico ha sido tradicionalmente lento a la hora de adoptar enfoques novedosos, y es posible que algunos equipos legales se resistan a adoptar principios de Legal Design. Superar esta inercia requerirá un liderazgo fuerte y voluntad de experimentar.
• Falta de normalización: al tratarse de un campo relativamente novedoso, aún no existe un consenso claro sobre las mejores prácticas y normas para implementar Legal Design. Esto puede dificultar una correcta implementación dentro de los equipos in-house, aunque una buena forma de lograr que los equipos se apropien del concepto es poner en evidencia las buenas prácticas que ya se han implementado, muchas de las cuales serán claros ejemplos de Legal Design sin que tal vez lo hayan notado.
• Posibilidad de simplificación excesiva: en el esfuerzo por hacer al Derecho más comprensible, existe el riesgo de simplificar en exceso conceptos jurídicos complejos, por lo que se deberá encontrar un equilibrio entre claridad y rigurosidad técnica.
• Inversión inicial: implementar Legal Design dentro del departamento legal requiere una inversión inicial de tiempo y recursos para formar al personal, desarrollar nuevos procesos y crear herramientas visuales. Sin perjuicio de ello, es clave evidenciar que se puede implementar de manera gradual y que pueden realizarse muchos cambios eficaces y significativos a través de adopción de soluciones o mecanismos que requieren cero inversión o una muy pequeña.

Legal Design, sus próximos pasos

El diseño legal es prometedor para la práctica legal y algunas cuestiones claves para su desarrollo futuro incluyen:

• Mayor adopción: a medida que más empresas y departamentos jurídicos vean las ventajas del diseño legal, es probable que se acelere su adopción. Esto impulsará la innovación y las mejores prácticas.
• Expansión a nuevas áreas: aunque lo primero que viene a la cabeza cuando hablamos de Legal Design tal vez sean los contratos y los documentos dirigidos a los clientes -externos o internos-, sus principios pueden aplicarse a los procesos internos, a los litigios y a otros ámbitos del Derecho.
• Integración con Legal tech: Legal Design e Inteligencia Artificial, automatización y plataformas interactivas son todos componentes que permitirán, a través de su integración y apoyo mutuo, el desarrollo y prestación de servicios legales aún más fáciles de usar y más eficientes, como por ejemplo ocurre con tableros o dashboards interactivos o automatizados que representan procesos o gestión de documentos o contratos (CLM, contract lifecycle managment)
• Globalización: el Legal Design tiene un desarrollo más avanzado en EE.UU. y Europa, pero su potencial y sus resultados han hecho que poco a poco se vaya expandiendo a otras zonas geográficas. Adaptar el diseño legal a los diferentes sistemas jurídicos y culturas es un reto pero también una ventaja notable que puede brindar soluciones eficientes y sencillas, muchas veces a bajo costo, lo que en organizaciones privadas y públicas de países en vías de desarrollo, como ocurre en la mayoría de los países de Latinoamérica, puede ser una buena solución para mejorar el servicio legal sin necesidad de contar con un presupuesto inicial elevado.
• Investigación empírica: no se debe subestimar la importancia de contar con estudios empíricos que permitan cuantificar el impacto del diseño legal en resultados tangibles para las organizaciones como la satisfacción del cliente, la eficiencia y la resolución de litigios, y también la prevención de los mismos. En este sentido, contar con estadísticas y mediciones, no solo proporciona el feedback necesario para evaluar su implementación sino que, además, es una manera de incentivar su adopción, al verificar el retorno que su utilización significa.
• Privacidad de datos e IA generativa: el Legal Design puede brindar herramientas para contribuir a la transparencia y gobernanza accesible de datos al ocuparse diseñar interfaces que expliquen cómo se usan los datos en los modelos de IA utilizados por la organización, cómo operan las políticas de privacidad (facilitando la comprensión de riesgos y sesgos), etc.
• Ciberseguridad: el Legal Design puede ayudar con la gestión de vulnerabilidad en las organizaciones, por ejemplo, tornando más comprensibles sus políticas de seguridad para los clientes a través de documentos visuales y simplificados, creando protocolos de crisis para gestión de incidentes con interfaces claras, o visualizando amenazas y riesgos cibernéticos mediante mapas de calor.

Caso de uso: ¿De qué manera puedo empezar a aplicar Legal Design en mis operaciones legales?

Un proyecto con el que se puede comenzar a trabajar con Legal Design en las operaciones legales, de manera sencilla y accesible, es el proceso de incorporación -onboarding- de nuevos miembros del equipo. Aunque puede parecer un aspecto no tan relevante en relación a los tantos procesos complejos con los que los equipos legales debe enfrentarse a diario, es quizá uno de los procesos más importantes que hay que llevar a cabo.

Proponemos una guía paso y algunos consejos, que como organización hemos implementado con éxito:

Paso 1: Reunión de bienvenida: comenzar el proceso con una reunión personal de bienvenida en la que se encuentren presentes todos los miembros del equipo para saludar a los nuevos integrantes; de este modo podremos crear un ambiente de equipo integrador y solidario.

Paso 2: Envío de enlaces y material importante: hay que asegurarse de que todos los nuevos miembros del equipo estén equipados desde el primer día. Para eso, deben recibir de inmediato enlaces a su espacio de trabajo en línea o en la nube, credenciales compartidas para las plataformas necesarias y acceso para completar sus datos personales y poder utilizar los recursos del equipo.

Paso 3: Notas mejoradas con IA y resumen orientativo: se pueden proporcionar notas generadas por inteligencia artificial -sobre todo teniendo en cuenta que actualmente las empresas trabajan en entornos digitales en virtud de modalidades de trabajo híbridas o remotas- y un resumen de orientación completo para ayudarles a comprender rápidamente sus flujos de trabajo y la cultura de la empresa.

Paso 4: Revisión de la reunión y asignación de tareas: después que el nuevo miembro se ha instalado, se puede celebrar una reunión de revisión para compartir las impresiones iniciales y asignarle el primer conjunto de tareas y recursos, para asegurarnos que todo el mundo tiene claro su papel y sus responsabilidades.

Paso 5: Envío del banner de bienvenida: se puede enviar a los nuevos miembros un banner y flyer de bienvenida personalizados, con logotipo y tipografía de la organización de la que ahora forma parte, para que se sienta parte del equipo desde el inicio, y también otros materiales, para que pueda actualizar su status laboral en sus redes sociales profesionales si así lo desea también.

Paso 6: Presentación de los miembros del equipo: por último, una presentación formal al resto del equipo ayuda a integrar a los nuevos miembros y fomenta el sentido de comunidad.

Consejos para la implementación satisfactoria (del caso de uso)

• Aplique a este proceso el diseño centrado en el usuario.
• La preparación es clave: es importante asegurarse que todos los recursos estén listos y accesibles antes de que el nuevo miembro se incorpore. Además, se puede diseñar un playbook para el equipo, de modo que todos puedan comprender mejor la visión y la misión de la organización, y los procesos con los que el equipo trabaja a diario.
• Toque personal: las interacciones personalizadas hacen que los nuevos integrantes se sientan valorados y bienvenidos.
• Feedback continuo: programar revisiones periódicas para abordar cualquier preocupación y ajustar el proceso de incorporación en función de los comentarios, es un paso clave para un onboarding satisfactorio.

Al final, aplicar un proceso de incorporación exhaustivo y meditado es esencial para sentar bases sólidas y confiables para los nuevos miembros del equipo y garantizar el éxito a largo plazo en cualquier entorno de operaciones legales.

Conclusión

Las Legal Design Ops representan un enfoque transformador de las prácticas jurídicas actuales, que fusionan los principios del pensamiento de diseño con la excelencia operativa.

Al centrarse en la creación de flujos de trabajo eficientes, el fomento de la innovación y la mejora de las experiencias de los usuarios, las LDO permiten a los profesionales del Derecho prestar servicios jurídicos más accesibles, atractivos y eficaces.

Aunque este campo se enfrenta a retos, sus beneficios potenciales -mejora de la resolución de problemas, aumento de la satisfacción del cliente y mejora del acceso a la justicia- son significativos.

Así, la integración de Legal Design a las Legal Operations implica una transformación que requerirá la capacitación de los equipos legales pero que permitirá no solo mejorar los flujos de trabajo, sino también conectar de forma más significativa con sus clientes, garantizando que cada solución sea tan humana como innovadora.

Juntos, hacen que el trabajo de los equipos legales no solo sea más rápido, sino también más inteligente y empático.