Aplicando Principios de Gestión a la Abogacía. Lean Management (Parte II): Qué se entiende por "desperdicios"

Por Adrián Lerer (*)

 

Ya hemos esbozado qué se entiende, por lean management, ese sistema de mejora continua de los procesos que se inició en la industria automotriz (Toyota) y se esparció, por su éxito, a muchas otras industrias y que puede ser útil también en las empresas de servicios, en particular a los estudios jurídicos.

Recordemos que Lean (“esbelto”) es un sistema conceptual, tanto de organización, producción y también un nuevo modelo de negocio que busca dar resultados optimizados tanto a los clientes, cómo también a empleados, accionistas y demás partes interesadas. El foco inicial apunta a entregar lo que quieren los clientes sin demoras, ni problemas ni errores.

Lo que recibe el cliente es una ”solución” construida por toda la organización. Tomando cada “producto” como algo que debe fluir sin trabas de punta a punta del “Tubo Productivo”, sin pérdidas ni fisuras, saltan a la vista muchísimas oportunidades de dinamizar ese fluir quitando pasos o procedimientos que no aportan valor, y adecuando el pulso de ese flujo a lo que los clientes piden.

Los tipos de desperdicios identificados por los teóricos de Lean Management aplicables a la gestión legal

Se han identificado siete grupos de desperdicios posibles en operaciones productivas. Un listado completo, y una breve solución conceptual (meta) que surge de las enseñanzas de Lean de los tipos de desperdicios identificados es el siguiente:

1) Sobreproducción:

Concepto: Producir de más o con anticipación a lo necesario.

Solución Lean: Bajar los tiempos de preparación, sincronizando cantidades y tiempos entre etapas de los procesos, de modo de producir únicamente lo imprescindible

2) Transporte:

Concepto: Todo transporte no necesario es un desperdicio

Solución Lean: Ordenar mejor las ubicaciones de las personas y de los elementos de trabajo (incluso archivos), para que no sea necesario transportar personas o cosas

3) Inventario (Stock):

Concepto: Toda producción que exceda la cantidad necesaria para llevar adelante el trabajo

Solución Lean: Reducir los tiempos de preparación y de respuesta, tendiendo a la sincronización

4) Esperas:

Concepto: Tiempos muertos que no se utilizan para avanzar en los procesos, esperando un insumo del eslabón anterior de la cadena productiva

Solución Lean: Sincronizar flujos y darle balance (equilibrio) a las cargas de trabajo de cada eslabón de la cadena

5) Sobre Proceso:

Concepto: Todo trabajo o servicio adicional que no es percibido ni será pagado por el cliente

Solución Lean: Estudiar si todos los pasos que se siguen actualmente para obtener los productos o servicios que se brindan son necesarios, o bien si pueden simplificarse o eliminarse sin afectar la calidad de esos productos o servicios

6) Retrabajos:

Concepto: Toda repetición, parcial o total de un trabajo defectuoso

Solución Lean: Evitar defectos, hacer bien las cosas la primera vez

7) Movimiento:

Concepto: Cualquier movimiento que no agregue valor.

Solución Lean: Analizar los movimientos, optimizarlos y automatizarlos

Seguramente, al repasar los tipos de desperdicios, y aún cuando hayan sido pensados originalmente para la producción industrial, todo aquél que haya participado de un equipo de gestión legal en estudios y/o empresas seguramente puede identificar con facilidad casos concretos de “pérdida de valor” con las que se han topado, o incluso, que han validado con su práctica cotidiana; eso es común a toda actividad humana.

El “desafío Lean” está en ser rigurosos en la descripción de los procesos para identificar esos desperdicios y tender, en un proceso de mejora continua, a eliminarlos y “dejar fluir” la producción, reduciendo por ende tiempos de trabajo, aumentando la productividad y bajando costos.

Los objetivos básicos de una práctica legal serán, además de la organización física, que no es un tema menor y sobre el que volveremos, eliminar los sobre procesos y retrabajos, algo común y hasta aceptado como “inevitable” en la práctica diaria.

No quiere decir que nadie pueda equivocarse; errar es humano!

Lo que sí debe establecerse, no por la fuerza, sino por la razón, es que la segunda equivocación similar debe evitarse: todos pueden equivocarse…una vez!!!

La cultura Lean se basa en los principios básicos de la atención sistemática de los detalles, la experimentación basada en los datos y la eficiencia impulsada por los trabajadores, todo ello apuntando a la eliminación de los “residuos” descriptos.

Se trata de sistematizar el conocimiento “oral”, que nada tiene que ver con el derecho de fondo; tiene que ver con los modos en los que se llevan adelante las tareas, sobre todo las rutinarias; reanalizarlas y optimizarlas, con espíritu de mejora continua.

Es una tarea “sin desperdicios”, les aseguro!

 

(*) Abogado UBA- Master en Dirección de Empresas IAE- Universidad Austral

 

 

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