Con fecha 17 de noviembre de 2020, la Comisión para el Mercado Financiero (la “CMF”), publicó la Norma de Carácter General N°450 (“NCG 450”), en virtud de la cual, se imparten nuevas instrucciones respecto de los medios tecnológicos autorizados para efectos de la asistencia remota a las sesiones de Directorio de sociedades anónimas cerradas fiscalizadas por la Comisión, especiales y abiertas, derogando la Circular Nº 1.530 de la CMF que era la que hasta esta fecha regulaba esta materia. Al respecto, y a modo de resumen, la NCG 450:
Autoriza para la participación remota en sesiones de directorio, todo sistema de transmisión y recepción bidireccional de sonidos, imágenes o información, que permita la interacción de los directores en tiempo real, de manera simultánea y permanente.
Establece que las sociedades deben contar con al menos un sistema que permita a los directores ejercer su derecho a asistir a las sesiones de directorio de manera remota, sin costo para ellos. Lo anterior, independiente si las sesiones se celebran de manera física, virtual o mixta.
Aclara que, para efectos del lugar de celebración de una sesión de Directorio, se entenderá por domicilio social, tanto el domicilio legal de la sociedad como el virtual.
Dispone que el gerente general, o el secretario si la función le fuere delegada por el gerente general, deberá comunicar a cada director, con la debida antelación, la forma y horario en que el sistema tecnológico a ser empleado estará disponible, y proveerlo de la información y documentación necesaria para deliberar y definir las materias a ser tratadas en la sesión respectiva.
Dispone que el presidente y el secretario deberán consignar en el acta de la respectiva sesión la siguiente certificación: (i) que el o los sistemas de asistencia remota estuvieron habilitados, permitiendo a todos los directorios asistir y participar, así como estar comunicados durante toda la sesión de manera simultánea y permanente, y (ii) la identidad de quiénes emplearon tales sistemas para participar en la misma.
Establece que las actas deberán ser almacenadas en medios físicos o digitales, que garanticen su fidelidad e integridad. Cada acta debe constar en un solo documento suscrito por todos los directores de manera física o mediante firma electrónica, sea ésta simple o avanzada, no pudiendo suscribirse por unos de manera física y por otros con firma electrónica.
La NCG 450 entró a regir el 17 de noviembre de 2020.
Por José Miguel Carvajal y a Andrea Díaz
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